RATGEBER

Umlaufbeschluss in der WEG: rechtssicher, schnell und digital

Zwischen zwei Eigentümerversammlungen liegen oft viele Monate. Manche Entscheidungen können so lange nicht warten: Eine Förderfrist läuft ab, etwa beim Förderprogramm für Ladeinfrastruktur, ein Nachtragsangebot muss freigegeben oder ein Sachverständiger kurzfristig beauftragt werden. Für solche Fälle sieht das Wohnungseigentumsgesetz den Umlaufbeschluss vor, also einen Beschluss ohne Versammlung.

Als Hausverwaltung für Wohnungseigentümergemeinschaften in München und im Umland setzen wir den Umlaufbeschluss regelmäßig ein, und zwar digital. In diesem Ratgeber erklären wir, wie er funktioniert, wann die Mehrheit genügt und was das aktuelle Urteil des Bundesgerichtshofs vom 17. Juli 2026 für die Praxis bedeutet.

Was ist ein Umlaufbeschluss?

Nach § 23 Abs. 3 Satz 1 WEG ist ein Beschluss auch ohne Versammlung gültig, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung in Textform erklären. Seit dem 1. Dezember 2020 genügt dafür die Textform nach § 126b BGB: Umlaufbeschlüsse lassen sich damit auch per E-Mail, über Internetplattformen oder Apps fassen. Eine Unterschrift ist nicht erforderlich.

Die eigentliche Hürde liegt woanders: Zustimmen müssen alle Wohnungseigentümer, nicht nur diejenigen, die sich zurückmelden. Schweigen gilt nicht als Zustimmung. Schon eine Enthaltung oder eine einzige fehlende Rückmeldung reicht, damit der Beschluss scheitert. In größeren Gemeinschaften ist diese Allstimmigkeit kaum zu erreichen, es sei denn, die Eigentümer und wir als Verwaltung haben vorausgedacht. Denn das Gesetz bietet einen Weg, die Hürde gezielt zu senken.

Die Mehrheits-Variante: der Absenkungsbeschluss

Seit der WEG-Reform können die Eigentümer nach § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG beschließen, dass für einen einzelnen Gegenstand die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt. Dieser sogenannte Absenkungsbeschluss wird in der Regel in einer Eigentümerversammlung gefasst. Im anschließenden Umlaufverfahren bleiben fehlende Rückmeldungen dann unberücksichtigt, gezählt werden nur die abgegebenen Stimmen. Juristen sprechen in diesem Fall vom vereinfachten Umlaufverfahren.

Entscheidend ist das Wort „einzelnen“: Die Absenkung gilt nur für einen konkret bezeichneten Gegenstand. Ein Vorratsbeschluss für alle künftigen Umlaufverfahren ist davon nicht gedeckt.

Ein typisches Beispiel: Die Eigentümer sind mit dem bisherigen Hausmeisterservice unzufrieden und wollen wechseln. In der Versammlung liegen aber noch keine vergleichbaren Angebote vor. Statt die Entscheidung auf die nächste Versammlung zu verschieben, beschließen die Eigentümer, dass über den Wechsel des Hausmeisterdienstes im Umlaufverfahren mit Mehrheit entschieden wird. Sobald die Angebote vorliegen und verglichen sind, stimmt die Gemeinschaft ab und der Wechsel kann zeitnah erfolgen.

Aktuell: Was das BGH-Urteil vom 17. Juli 2026 bedeutet

Wie Absenkungsbeschlüsse rechtlich zu behandeln sind, hat der Bundesgerichtshof jetzt geklärt (Urteil vom 17. Juli 2026, V ZR 190/25). Der Fall stammt aus Bayern: Eine Gemeinschaft hatte per Absenkungsbeschluss festgelegt, dass über die Erneuerung ihrer Heizungsanlage im Umlaufverfahren mit Mehrheit entschieden werden kann. Ein Eigentümer focht diesen Beschluss an. Noch während des Verfahrens beschloss die Gemeinschaft im Umlauf die Auftragsvergabe und in einer Versammlung die Finanzierung.

Der BGH hat drei bislang umstrittene Fragen geklärt:

1. Der Absenkungsbeschluss ist selbstständig anfechtbar. Damit kann er auch bestandskräftig werden. Wer ihn für fehlerhaft hält, muss ihn innerhalb der einmonatigen Anfechtungsfrist angreifen.

2. Fehler im Absenkungsbeschluss machen den Umlaufbeschluss nur anfechtbar, nicht nichtig. Das gilt selbst dann, wenn der Absenkungsbeschluss nichtig ist oder vom Gericht für ungültig erklärt wird. Begründung: Die Eigentümer können über das Erfordernis der Allstimmigkeit selbst verfügen.

3. Ist der Umlaufbeschluss bestandskräftig, erledigt sich der Streit. Eine Klage gegen den Absenkungsbeschluss wird dann mangels Rechtsschutzinteresses unzulässig.

Zudem stellt der BGH klar, dass ein angefochtener Absenkungsbeschluss bis zur gerichtlichen Entscheidung gültig bleibt. Der darauf aufbauende Umlaufbeschluss darf also trotzdem gefasst werden. Offengelassen hat das Gericht, ob ein Absenkungsbeschluss mehrere Umlaufverfahren tragen kann. Jedenfalls ist er verbraucht, sobald die Maßnahme samt Finanzierung abschließend beschlossen ist.

Für die Praxis heißt das:

Im Absenkungsbeschluss muss klar stehen, worüber später abgestimmt wird. Im Fall des BGH hieß es nur „Erneuerung nach Variante 1“, ohne dass eindeutig war, was diese Variante umfasst. Besser ist eine konkrete Bezeichnung mit Leistungsumfang und Kostenrahmen, wie im Muster weiter unten.

Zugleich ist das Urteil kein Freibrief. Wird im Umlaufverfahren mit Mehrheit abgestimmt, obwohl es dafür keinen vorherigen gültigen Absenkungsbeschluss gibt, ist der Beschluss zwar nicht automatisch unwirksam. Jeder Eigentümer kann ihn aber innerhalb eines Monats gerichtlich anfechten, und er wird dann in aller Regel aufgehoben. Die Folge sind Streit, Kosten und Verzögerung. Ein sauberes Verfahren von Anfang an ist deshalb der schnellere Weg.

Der richtige Ablauf in fünf Schritten

1. Beschlussantrag präzise formulieren: Was genau wird beschlossen, zu welchen Kosten, und wie wird finanziert? Unklare Formulierungen sind der häufigste Angriffspunkt.

2. An alle Eigentümer versenden: mit Beschlusstext, Unterlagen, Hinweis auf das erforderliche Quorum und einer angemessenen Frist. In der Praxis haben sich zwei bis vier Wochen bewährt. Bei uns initiiert die Verwaltung das Verfahren in Abstimmung mit dem Beirat.

3. Stimmen in Textform einholen: Ja, Nein oder Enthaltung, über das Portal, per E-Mail oder schriftlich.

4. Ergebnis feststellen und verkünden: Wirksam wird der Umlaufbeschluss nach ganz überwiegender Auffassung erst mit Feststellung und Verkündung. Die Rechtsprechung verlangt eine förmliche Mitteilung, ob der Antrag angenommen oder abgelehnt wurde. Ab dieser Mitteilung läuft die einmonatige Anfechtungsfrist.

5. In die Beschluss-Sammlung eintragen: Auch ohne Versammlung gefasste Beschlüsse gehören mit ihrem Wortlaut in die Beschluss-Sammlung, die der Verwalter führt.

Muster: Absenkungsbeschluss und Umlaufbeschluss

Absenkungsbeschluss (in der Eigentümerversammlung)

MUSTER:

„Die Wohnungseigentümer beschließen gemäß § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG, dass über den Wechsel des Hausmeisterdienstes für die Wohnanlage [Adresse] im Umlaufverfahren mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen entschieden werden kann. Der Gegenstand umfasst die Kündigung des bestehenden Hausmeistervertrags mit der Firma [Name] vom [Datum], die Beauftragung eines neuen Dienstleisters gemäß Leistungsverzeichnis vom [Datum] bis zu jährlichen Kosten von [Betrag] Euro brutto, die Finanzierung über die laufenden Hausgeldvorschüsse sowie die Beauftragung der Verwaltung mit Vertragsabschluss und Kündigung.“

Beschlussantrag im Umlaufverfahren nach § 23 Abs. 3 WEG

MUSTER:

„Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer beauftragt die Firma [Name] mit den Hausmeisterleistungen für die Wohnanlage [Adresse] gemäß Leistungsverzeichnis vom [Datum] und Angebot Nr. [Nummer] vom [Datum] zu jährlichen Kosten von [Betrag] Euro brutto. Der bestehende Hausmeistervertrag mit der Firma [Name] vom [Datum] wird zum [Datum] gekündigt, hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Der neue Vertrag beginnt mit dem Tag nach Beendigung des bestehenden Vertrags. Die Kosten werden über die laufenden Hausgeldvorschüsse finanziert und nach dem geltenden Verteilerschlüssel verteilt. Die Verwaltung wird beauftragt, den Vertrag abzuschließen und die Kündigung zu erklären.“

Stimmabgabe: Ja, Nein oder Enthaltung bis zum [Datum] in Textform über das Eigentümerportal, per E-Mail an [Adresse] oder schriftlich.

Quorum: Aufgrund des Beschlusses vom [Datum], TOP [Nummer], genügt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen.
Variante ohne Absenkungsbeschluss: Der Beschluss kommt nur zustande, wenn alle Wohnungseigentümer zustimmen.

Die Muster dienen der Orientierung und ersetzen keine Prüfung im Einzelfall.

Digital abstimmen: Portal oder elektronische Signatur?

Die Textform öffnet den Weg für digitale Abstimmungen. Wir setzen dabei auf ein abgestuftes Modell:

Eigentümerportal als Standard:
Abstimmung mit wenigen Klicks, automatische Auswertung nach dem maßgeblichen Stimmrecht, jederzeit Überblick, wer bereits abgestimmt hat, und lückenlose Dokumentation. Eigentümer ohne Portalzugang erhalten die Unterlagen per E-Mail oder Post, ihr Votum wird nachgetragen.

Elektronische Signatur für besondere Fälle:
Bei Beschlüssen mit großer finanzieller Tragweite, etwa größeren Sanierungen oder Sonderumlagen, bieten wir zusätzlich die Abstimmung mit fortgeschrittener elektronischer Signatur (FES) an. Sie ordnet die Erklärung eindeutig dem Unterzeichner zu und macht nachträgliche Änderungen erkennbar. Das stärkt den Nachweis im Streitfall.

E-Mail und Papier als Rückfallebene:
Eine E-Mail, aus der hervorgeht, wer wozu zustimmt, erfüllt die Textform. Sie sollte archiviert werden, weil sie der einzige Nachweis der Stimmabgabe ist.

Wichtig: Die FES ist ein Plus an Beweissicherheit, aber keine Wirksamkeitsvoraussetzung. Wer per einfacher E-Mail zustimmt, hat wirksam abgestimmt. Gerade beim allstimmigen Umlaufbeschluss darf kein Eigentümer an einer technischen Hürde scheitern.

Typische Fehler beim Umlaufbeschluss

Unbestimmter Beschlusstext ohne Angebot, Kosten oder Finanzierung
Nicht alle Eigentümer angeschrieben, etwa nach einem Eigentümerwechsel
Absenkungsbeschluss zu allgemein formuliert
Kein Hinweis auf das erforderliche Quorum
Ergebnis nicht förmlich verkündet
Finanzierung nicht mitbeschlossen, sodass doch eine weitere Versammlung nötig wird

Wann ist ein Umlaufbeschluss sinnvoll?

Gut geeignet ist der Umlaufbeschluss für eilige, klar umrissene Entscheidungen, bei denen die Meinungsbildung weitgehend abgeschlossen ist: Auftragsvergaben nach vorliegendem Angebot, fristgebundene Förderanträge, Nachträge oder Gutachten. Weniger geeignet ist er für strittige Grundsatzfragen, denn es fehlt der persönliche Austausch, in dem Argumente abgewogen und Kompromisse gefunden werden.

Unser Tipp: Zeichnet sich schon in der Versammlung ab, dass für eine Entscheidung noch Informationen fehlen, sollte direkt ein Absenkungsbeschluss gefasst werden. Genau für diesen Fall hat der Gesetzgeber die Möglichkeit geschaffen.

Häufige Fragen zum Umlaufbeschluss

Reicht eine E-Mail für die Stimmabgabe?
Ja. Die Textform genügt, eine Unterschrift ist nicht erforderlich. Aus der E-Mail muss hervorgehen, wer abstimmt und wozu.

Was passiert, wenn ein Eigentümer nicht antwortet?
Das hängt vom Verfahren ab. Beim klassischen Umlaufbeschluss müssen alle Eigentümer zustimmen. Bleibt auch nur eine Antwort aus, ist der Antrag abgelehnt. Wurde vorher ein Absenkungsbeschluss gefasst, zählt eine fehlende Antwort einfach nicht mit. Entscheidend ist dann nur, ob die Ja-Stimmen die Nein-Stimmen überwiegen.

Kann ein Absenkungsbeschluss für alle künftigen Umlaufbeschlüsse gelten?
Nein. Er gilt nur für einen einzelnen, konkret bezeichneten Gegenstand. Ob er für denselben Gegenstand mehrere Umlaufverfahren tragen kann, hat der BGH ausdrücklich offengelassen.

Ab wann gilt ein Umlaufbeschluss?
Mit Feststellung und Verkündung des Ergebnisses. Ab dieser Mitteilung läuft die einmonatige Anfechtungsfrist.

Muss ich mit elektronischer Signatur abstimmen?
Nein. Die FES bieten wir als besonders beweissichere Option an. Jede Erklärung in Textform ist wirksam.

Eine Entscheidung kann nicht bis zur nächsten Eigentümerversammlung warten?
Ob in München oder im Umland: Wir begleiten Ihre Gemeinschaft beim Umlaufbeschluss, vom passenden Beschlusstext bis zur Bekanntgabe des Ergebnisses, digital und rechtssicher.

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